Ticaret hayatında sıkça duyduğumuz ancak hukuki niteliği en çok karıştırılan belgelerden biri Proforma Fatura‘dır. KOBİ sahipleri ve girişimciler, çoğu zaman bu belgeyi resmi fatura ile karıştırarak muhasebe süreçlerinde hatalı işlem yapabilmektedir.
Peki, proforma tam olarak nedir? Mali değeri var mıdır? Bir müşteriye teklif verirken proforma mı yoksa teklif formu mu kullanmalısınız? Gelin, ticaretin bu “ön hazırlık” belgesini tüm detaylarıyla inceleyelim.
En Basit Haliyle: Proforma Fatura Nedir?
Kelime anlamı olarak “aslının yerine geçen, geçici” demektir. Ticari hayattaki karşılığı ise “Teklif Faturası” veya **”Ön Fatura”**dır.
Satıcı ile alıcı arasında henüz kesinleşmemiş bir satış için; ürünün cinsi, fiyatı, teslimat koşulları ve ödeme şartlarını gösteren bilgilendirme amaçlı bir belgedir.
Kritik Uyarı: Proforma faturanın hiçbir mali değeri yoktur. Resmi bir fatura değildir, muhasebe defterlerine işlenmez, KDV doğurmaz ve ödeme emri yerine geçmez. Sadece “Anlaşırsak şartlarımız bu olacak” demektir.
Proforma Ne Zaman Kullanılır?
Genellikle şu durumlarda hayat kurtarır:
- Banka Kredisi Başvurularında: İşletmeniz için makine veya teçhizat alacaksanız, banka sizden “Ne alacaksın, fiyatı ne?” diye sorar. İşte o zaman satıcıdan alacağınız proforma faturayı bankaya sunarsınız.
- İthalat ve İhracat İşlemlerinde: Gümrük işlemlerine başlamadan önce ve akreditif açılırken uluslararası ticarette zorunludur.
- Devlet Destekleri ve Hibe Başvurularında: KOSGEB veya TÜBİTAK projelerinde bütçe kalemlerini kanıtlamak için proforma istenir.
- Satın Alma Onay Süreçlerinde: Kurumsal firmalarda satın alma departmanı, yönetime onaylatmak için önce proforma ister.
Proforma Fatura ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?
KOBİ’lerin en sık düştüğü hata, proforma faturayı “fatura kestim” saymalarıdır. Aradaki farkı netleştirelim:
| Özellik | Proforma Fatura | Ticari (Resmi) Fatura |
| Mali Değer | Yoktur (Bilgi amaçlıdır) | Vardır (Borç doğurur) |
| Muhasebe Kaydı | İşlenmez | Kayıtlara ve beyannamelere girer |
| KDV | Doğurmaz | KDV tahakkuk eder |
| Değiştirilebilirlik | Kolayca revize edilebilir | İptal/İade süreci zordur |
| Damga Vergisi | Yoktur | Sözleşme yerine geçerse doğabilir |
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır? (Şablon)
Resmi bir şekil şartı yoktur (Maliye Bakanlığı logosu bulunmaz). Ancak profesyonel görünmesi için şu bilgileri mutlaka içermelidir:
- Başlık: Belgenin en üstünde büyük harflerle “PROFORMA FATURA” ibaresi.
- Tarih ve No: Belge tarihi ve takip numaranız.
- Taraflar: Satıcı (Siz) ve Alıcı firmanın unvanı, adresi.
- Ürün/Hizmet Detayı: Miktar, birim fiyat, özellikler.
- Ödeme ve Teslimat: “Ödeme peşindir”, “Teslimat 3 iş günüdür” gibi şartlar.
- Banka Bilgileri: Ödemenin yapılacağı IBAN numarası.
- Geçerlilik Süresi: “Bu teklif 7 gün geçerlidir” notu.
Kolay Yoldan Fatura Hazırlama (Hamallık Yapmayın)
Her teklif için Excel’de satır kaydırmakla veya Word’de şablon düzenlemekle vakit kaybetmeyin.
Ön Muhasebe Programları (Paraşüt, Bizim Hesap vb.) kullanarak saniyeler içinde şık ve hatasız proforma faturalar oluşturabilirsiniz.
- En büyük avantajı: Müşteri teklifi kabul ettiğinde, tek bir tuşa basarak proformayı resmi e-faturaya veya e-arşiv faturaya dönüştürebilirsiniz. Bu size hem hız kazandırır hem de hata yapmanızı önler.
Sıkça Sorulan Sorular
1. Proforma fatura ile ödeme alabilir miyim?
Doğrudan hayır. Müşteri proformaya bakarak size ödeme yapabilir (havale/eft) ancak parayı aldıktan sonra mutlaka Resmi Fatura (veya e-fatura) kesip müşteriye göndermek zorundasınız. Aksi takdirde vergi kaçırmış olursunuz.
2. Kaşe imza gerekir mi?
Resmi zorunluluk olmasa da, ticari ciddiyet açısından firmanızın kaşesini basıp imzalamanız (veya dijital olarak onaylamanız) karşı tarafa güven verir.
3. Proforma faturayı iptal edebilir miyim?
Evet. resmi bir bağlayıcılığı olmadığı için, müşteri onaylamadıysa dilediğiniz gibi iptal edebilir veya üzerinde değişiklik yapabilirsiniz. Maliyeye bildirim yapmanız gerekmez.
4. E-Fatura mükellefiyim, proformayı sistemden mi kesmeliyim?
Hayır. E-Fatura sistemi üzerinden proforma kesilmez. Proformayı kağıt ortamında, mail yoluyla (PDF) veya kullandığınız ön muhasebe programının “Teklif/Sipariş” modülünden hazırlayabilirsiniz. E-Fatura Nedir? yazımızdan fatura süreçleri hakkında daha detaylı bilgi alabilirsiniz.
5. Proforma Faturanın Hukuki Sınırları ve Riskleri nelerdir?
Ticari süreçlerdeki önemi büyük olsa da, bu belgeyi resmi fatura gibi kullanmaya çalışmak işletmenizi riskli bir duruma sokar. İlgili Vergi Usul Kanunu’na göre, yapılan satışın mutlaka resmi bir belgeyle (e-fatura veya matbu fatura) belgelendirilmesi gerekir. Proforma, sadece bir niyet beyanıdır; tahsilat yapıldıktan sonra yasal süreç derhal başlatılmalıdır. Aksi halde yapılan işlem kayıt dışı sayılabilir ve vergi cezalarıyla karşılaşma riski doğar.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Ticari işlemlerinizde nihai kararlarınız için mali müşavirinize danışınız.
