Kendi işini yapanlar, esnaflar ve şirket sahipleri için “kağıt fatura” devri resmen kapandı. Artık her şey dijital. Devletin sunduğu GİB Portal, bu dijital dünyanın kapısıdır.
Peki, GİB Portal nedir? Sadece büyük şirketler mi kullanır yoksa küçük esnaf da buradan fatura kesmek zorunda mı? Ve en önemlisi: “Bedava portal varken neden özel firmalara (entegratörlere) para ödeyeyim?”
Bu rehberde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) sunduğu bu sistemi en yalın haliyle anlattık.
1. GİB Portal Nedir? (İki Farklı Kapı)
GİB Portal, aslında tek bir web sitesi gibi görünse de giriş yönteminize göre size iki farklı ekran açar. Bunu bir binanın iki farklı odası gibi düşünebilirsiniz:
A) GİB E-Fatura Portalı (Tam Mükellefler İçin)
Eğer firmanız resmen e-Fatura uygulamasına geçtiyse (Mali Mühür satın aldıysanız);
- Sisteme Mali Mühür ile girersiniz.
- Buradan hem e-Fatura (diğer e-fatura kullanıcılarına) hem de e-Arşiv Fatura (vatandaşa/kağıt fatura kullananlara) kesebilirsiniz.
- Yani sistem size full yetki verir.
B) GİB E-Arşiv Portalı (Herkes İçin – 5.000/30.000 TL)
Eğer firmanız e-Fatura mükellefi değilse (hala kağıt fatura kesiyorsanız ama limit üstü bir satış yaptıysanız);
- Sisteme İnteraktif Vergi Dairesi Şifresi ile girersiniz.
- Buradan SADECE e-Arşiv Fatura kesebilirsiniz.
- Karşı taraf e-Fatura kullanıcısı olsa bile, sistem sizi tanımadığı için ona sadece e-Arşiv fatura düzenleyebilirsiniz.
2. Kimler Hangi Portalı Kullanmak Zorunda?
2026’ya girerken bu ayrımı bilmek hayat kurtarır:
- Cironuz Yüksekse: Belirlenen ciro limitlerini aştıysanız (Örn: 3 Milyon TL), Mali Mühür alıp A Kapısından (E-Fatura Portalı) girmek ve tüm faturaları buradan kesmek zorundasınız.
- Cironuz Düşükse (Küçük Esnaf): e-Fatura’ya geçmediyseniz bile;
- Vergi mükellefi olan bir şirkete aynı gün içinde 5.000 TL,
- Vergi mükellefi olmayan bir vatandaşa 30.000 TL üzeri fatura kesecekseniz,
- B Kapısından (E-Arşiv Portalı) girip fatura kesmek zorundasınız. Altındaki tutarlar için kağıt fatura kesmeye devam edebilirsiniz.
3. GİB Portal’a Nasıl Girilir? (3 Yöntem)
Sisteme giriş yapmak için GİB İnternet Vergi Dairesi adresini kullanabilirsiniz.
- Mali Mühür / e-İmza ile: Genellikle Limited ve Anonim şirketler, USB bellek şeklindeki Mali Mühürlerini bilgisayara takarak giriş yapar. Şahıs şirketleri e-İmza kullanabilir.
- İnteraktif Vergi Dairesi Şifresiyle: Eğer e-Fatura mükellefi değilseniz (sadece arada sırada 5.000 TL üzeri fatura kesecekseniz), vergi dairesinden aldığınız kullanıcı kodu ve şifre ile giriş yapabilirsiniz. Mali mühre gerek yoktur.
4. Adım Adım: GİB Portal’dan Fatura Nasıl Kesilir?
GİB Portal arayüzü biraz karışıktır, ancak şu adımları takip ederek faturanızı kesebilirsiniz:
- Giriş Yapın: Kullanıcı kodu/şifre veya İmza ile portala girin.
- Modül Seçin: Sol üstteki “Modül Seç” menüsünden **”e-Arşiv Portal”**a tıklayın.
- Belge Oluştur: Sol menüden “Belge İşlemleri” > “e-Arşiv Fatura Oluştur” butonuna basın.
- Bilgileri Girin: Alıcının VKN/TCKN bilgisini, ürün adını, KDV oranını ve tutarı girin.
- Onaylayın: “Oluştur” dedikten sonra “Taslaklar” menüsüne gidin. Faturanızı kontrol edin ve “GİB İmza” (veya Mali Mühür) butonuna basarak onaylayın.
⚠️ Dikkat: Onayladığınız faturayı GİB Portal üzerinden İPTAL EDEMEZSİNİZ. İptal için özel bir “İptal Portalı”na girmeniz gerekir. Hata yapmamaya özen gösterin.
5. Kritik Karşılaştırma: GİB Portal mı, Özel Entegratör mü?
İşte esnafın en çok sorduğu soru: “Devletin sistemi bedava iken neden Paraşüt, Bizim Hesap, Uyumsoft gibi firmalara para vereyim?”
Cevabı bu tabloda gizli:
| Özellik | GİB Portal (Devlet) | Özel Entegratör (Ücretli) |
| Maliyet | Ücretsiz | Aylık/Yıllık Ücretli (Kontörlü) |
| Arşivleme | Sadece 6 Ay Saklar (Sonra silinir, yedeği siz almalısınız!) | 10 Yıl Saklar (Yasal zorunluluktur) |
| Mobil Uygulama | Yok (Telefondan girmek zordur) | Var (Cepten fatura kesebilirsiniz) |
| Kullanım Kolaylığı | Karışık ve Yavaş | Çok Kolay ve Hızlı |
| Muhasebe Entegrasyonu | Yok | Var (Fatura otomatik muhasebeye işlenir) |
Editörün Yorumu:
Eğer ayda 3-5 tane fatura kesiyorsanız GİB Portal size yeter, boşa para vermeyin.
Ama e-Ticaret yapıyorsanız veya günde 10+ fatura kesiyorsanız, GİB Portal sizi çıldırtabilir. Arşivleme riski almamak ve hız kazanmak için Özel Entegratör kullanmak ticari bir yatırımdır.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
GİB Portal şifremi unuttum, nasıl alırım?
Portal’a girmek için kullandığınız şifre, aslında “İnteraktif Vergi Dairesi” şifrenizdir. Eğer unuttuysanız, İnteraktif Vergi Dairesi ana sayfasındaki “Şifremi Unuttum” butonuna tıklayarak yeni şifre oluşturabilirsiniz.
Yanlış kestiğim faturayı nasıl iptal ederim?
GİB Portal üzerinden onayladığınız faturayı direkt “Sil” butonuyla silemezsiniz. Bunun için GİB İptal/İtiraz Portalı üzerinden mali mühür veya e-imza ile giriş yapıp iptal talebi oluşturmanız gerekir. Faturayı kestiğiniz tarihten itibaren 7 gün içinde iptal etme hakkınız vardır.
Telefondan GİB Portal’a girip fatura kesebilir miyim?
Teorik olarak evet, ancak GİB Portal’ın web sitesi mobil uyumlu değildir. Telefondan işlem yapmak çok zordur ve hata yapma riskiniz artar. Mobilden fatura kesmek istiyorsanız özel entegratörlerin mobil uygulamalarını kullanmanız çok daha sağlıklıdır.
GİB Portal ücretli mi olacak?
Hayır, GİB Portal devletin sunduğu temel bir kamu hizmetidir ve tamamen ücretsizdir. Ancak portalda fatura saklama süresi sınırlıdır (6 ay). Eski faturalarınızı bilgisayarınıza indirip yedeklemeniz gerekir, aksi takdirde kaybolabilir.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır. Güncel limitler ve mevzuat için mali müşavirinize danışınız. e-Fatura limitleri ve geçiş zorunluluğu hakkında detaylı bilgi için E-Fatura Zorunluluğu yazımızı inceleyebilirsiniz.
