Türkiye’de dijital dönüşümün hızıyla birlikte e-fatura ve e-arşiv uygulamaları işletmelerin can damarı haline geldi. Ancak 2026 yılı itibarıyla dijital denetimlerin sıkılaşması, “sehven” yapılan hataların maliyetini artırdı. Birçok işletme sahibi, hatalı kestiği bir faturayı sadece sistemden “silerek” veya karşı tarafa “yok say” diyerek süreci yönetmeye çalışsa da, Vergi Usul Kanunu (VUK) nezdinde bu durum ciddi bir usulsüzlük riski taşır. Hatalı faturada doğru yolu seçmek, sadece muhasebe kaydı değil, bir hukuk ve vergi güvenliği meselesidir.
TEMEL KURAL: TÜRK TİCARET KANUNU’NDA 8 GÜN KRİTİĞİ
E-fatura süreçlerinde hukuki “geri dönüş” imkanınızın olup olmadığını belirleyen tek bir terazi vardır: 8 Günlük İtiraz Süresi. Türk Ticaret Kanunu (TTK) uyarınca, faturayı alan taraf içeriğine 8 gün içinde itiraz etmezse, faturayı tüm şartlarıyla kabul etmiş sayılır.
- Süre İçinde Müdahale: Fatura tarihinden itibaren 8 günü doldurmadıysanız, faturayı sistem üzerinden “Reddetme” veya “İptal Etme” şansınız vardır.
- Süre Aşımı: 8 gün geçtikten sonra fatura hukuken “kesinleşmiş” kabul edilir. Bu aşamadan sonra sistem üzerinden bir iptal butonu aramak beyhudedir; çözüm artık sadece İade Faturası düzenlenmesidir.
İhtiyacınız olan tüm güncel finansal ve vergisel hesaplama araçlarına (Tevkifat, TÜFE-ÜFE, Yemek-Yol Vergi İstisnası, Bağkur Prim) Hesaplama Araçları sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
TİCARİ VE TEMEL E-FATURA SENARYOLARINDA İPTAL FARKLARI
İş dünyasında (B2B) kesilen e-faturalar gönderilirken seçilen senaryo, hata yapıldığında izlenecek yolu %100 değiştirir.
Ticari e-Fatura: Güvenli Liman
Ticari fatura, alıcının onayına veya reddine açık bir sistemdir.
- Nasıl İptal Edilir? Alıcı firma, kendi portalı üzerinden faturayı görür ve “RED” butonuna basar. Bu işlem için 8 günlük yasal süre geçerlidir.
- Sonuç: Reddedilen fatura, her iki tarafın muhasebe kayıtlarında da “işleme alınmamış” olarak görünür. Yeni bir fatura kesilmesinde sakınca yoktur.
Temel e-Fatura: İptali En Zor Senaryo
Temel faturada alıcıya bir onay/red seçeneği sunulmaz. Fatura gönderildiği an alıcının sistemine “işlenmiş” kabul edilir.
- İptal Portalı Kullanımı: GİB’in sunduğu “E-Fatura İptal Portalı” üzerinden, hem satıcının iptal talebi oluşturması hem de alıcının bu talebi Mali Mühür veya E-İmza ile onaylaması gerekir.
- KEP ve Noter Yolu: Portal onayı yapılamıyorsa, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) veya noter aracılığıyla faturaya itiraz edilmelidir. Bu yol meşakkatli olduğu için çoğu işletme bunun yerine iade faturasını tercih eder.
E-ARŞİV FATURADA İPTAL VE İADE SÜREÇLERİ
E-fatura mükellefi olmayanlara veya son tüketiciye kesilen e-arşiv faturalarda süreç, raporlama süresine bağlıdır.
- Günlük İptal: Genellikle faturanın kesildiği günü takip eden günün sonuna kadar entegratör üzerinden iptal seçeneği aktiftir. Bu süre dolduysa fatura GİB kayıtlarına girmiş demektir.
- Son Tüketiciye İade (Gider Pusulası): Vergi mükellefi olmayan bir vatandaşa fatura kestiyseniz ve ürün/hizmet iadesi yapılacaksa, vatandaşın fatura kesme yetkisi olmadığı için şirketiniz bir Gider Pusulası düzenlemelidir. Bu belgenin ıslak imzalı olması, KDV iadesini alabilmeniz için zorunludur.
İPTAL Mİ, İADE Mİ? HANGİSİ DAHA GÜVENLİ?
Birçok muhasebeci, süresi geçmiş veya karmaşık hale gelmiş iptal işlemleriyle uğraşmak yerine “İade faturası kesilsin” der. Bunun çok haklı nedenleri vardır:
- Denetim İzi: İptal edilen fatura sistemden tamamen “buharlaşıyormuş” gibi algılanır. Oysa iade faturası, bir ticari işlemin gerçekleştiğini ve ardından hukuki bir gerekçeyle (hata, cayma vb.) geri alındığını belgeler. Maliye müfettişleri iade faturalarını daha “şeffaf” bulur.
- Karşılıklı Onay Zorunluluğu: İptal işlemlerinde karşı tarafın portal üzerinden onay vermesini beklemek zorundasınız. Karşı taraf onaylamazsa fatura açıkta kalır. İade faturasında ise inisiyatif alıcıdadır.
- Stok ve KDV Uyumu: İade faturası, stok kayıtlarının ve KDV beyannamesinin girdi-çıktı mantığıyla hatasız işlenmesini sağlar.
| Özellik | İptal (Red/Portal İptali) | İade (İade Faturası) |
| Uygulama Süresi | Maksimum 8 Gün | Sınırsız (Vuk süresince) |
| Operasyonel Risk | Orta (Karşılıklı onay gerekir) | Sıfır (Dijital iz tamdır) |
| Muhasebe Kaydı | Kayıt oluşmadan silinir | Girdi-Çıktı şeklinde görünür |
| Maliye Bakışı | Belge iptali olarak görülür | Ticarî bir işlem olarak görülür |
EN SIK YAPILAN HATALAR VE ÇÖZÜM YOLLARI
“Faturayı Sildim” Yanılgısı
Dijital dünyada hiçbir belge “silinmez”. Oluşturulan her fatura numarasının bir karşılığı olmalıdır. İptal edilmeyen veya iade alınmayan her fatura, dönem sonunda sizin için “ödenmemiş vergi” riski doğurur.
Fatura Numarası Atlaması
Hatalı bir faturayı iptal ettikten sonra aynı numarayla tekrar fatura kesmeye çalışmak sistem hatalarına yol açabilir. Her işlemin yeni ve benzersiz bir numara ile yapılması, izlenebilirlik açısından en doğrusudur.
Kısmi İadelerde İptal Denemek
Eğer 10 kalemlik bir faturanın sadece 2 kalemi hatalıysa, tüm faturayı iptal etmek yerine sadece o 2 kalem için bir İade Faturası düzenlenmesi operasyonel olarak çok daha pratiktir.
ADIM ADIM E-FATURA HATA DÜZELTME KONTROL LİSTESİ
Hatalı bir fatura kestiğinizi fark ettiğiniz an, aşağıdaki adımları sırasıyla kontrol ederek en güvenli yolu seçin:
1. ADIM: ZAMAN YÖNETİMİ (SAATİNİZE BAKIN)
- [ ] Fatura kesileli 8 gün geçti mi?
- HAYIR: İptal veya Red seçenekleri hala masada. 2. adıma geçin.
- EVET: İptal şansınız kalmadı. Doğrudan 4. adıma (İade süreci) atlayın.
2. ADIM: FATURA TÜRÜNÜ VE SENARYOYU TESPİT EDİN
- [ ] Fatura “Ticari E-Fatura” mı?
- Alıcıya haber verin, sistemden “RED” yanıtı versin. İşlem tamamlansın.
- [ ] Fatura “Temel E-Fatura” mı?
- Sistemde red butonu yok. GİB İptal Portalı üzerinden talep oluşturun ve alıcının onaylamasını sağlayın.
- [ ] Fatura “E-Arşiv Fatura” mı?
- Fatura raporlanmadıysa (genellikle 24 saat içinde) entegratörden doğrudan İPTAL edin.
3. ADIM: MÜŞTERİ PROFİLİNİ KONTROL EDİN
- [ ] Müşteri Vergi Mükellefi (Şirket) mi?
- İade faturası kesebilecek yetkisi var. İptal ile uğraşmak yerine İade Faturası isteyebilirsiniz.
- [ ] Müşteri Nihai Tüketici (Vatandaş) mı?
- Fatura kesemez. Ürün iadesi varsa mutlaka Gider Pusulası düzenleyin ve müşteriye imzalattırın.
4. ADIM: EN GÜVENLİ YOLU SEÇİN (KARAR ANI)
- [ ] Karmaşıklık Analizi:
- Eğer karşı taraf portal onayını beceremiyorsa veya zaman kısıtlıysa; İPTAL yerini İADE FATURASI düzenleme yoluna gidin.
- Unutmayın: Maliye için en şeffaf düzeltme yöntemi, karşılıklı kesilen iade faturasıdır.
SIKÇA SORULAN SORULAR (SSS)
8 günlük süre dolduktan sonra GİB portalından iptal yapılabilir mi?
Teknik olarak sistem bazen izin verse de, bu işlem TTK uyarınca hukuken geçersiz sayılabilir ve bir inceleme anında “izaha muhtaç” duruma düşebilirsiniz. Tavsiyemiz iade faturasıdır.
Temel faturada alıcı faturayı sisteminde görmüyorsa ne yapmalıyım?
Bu durum genellikle entegratör senkronizasyon hatasından kaynaklanır. Fatura sizin sisteminizde “Başarıyla Gönderildi” görünüyorsa, karşı tarafa PDF halini iletip iade faturası talep etmelisiniz.
Yanlış KDV oranıyla kesilen fatura nasıl düzeltilir?
KDV hataları en kritik hatalardır. Eğer süre içindeyse mutlaka iptal edilip doğrusu kesilmelidir. Süre geçtiyse, hatalı fatura kadar iade alınıp aynı gün doğru KDV ile yeni fatura düzenlenmelidir.
e-fatura dünyasında “hızlı hareket etmek” hayat kurtarır. Eğer bir hata yaptıysanız, ilk 24 saat içinde alıcıyla irtibata geçip “Ticari Red” veya “Portal İptali” yolunu zorlayın. Ancak 8 günlük yasal süre dolduysa, inatlaşmak yerine iade faturası mekanizmasını çalıştırmak işletmenizi vergi risklerinden koruyan en profesyonel yaklaşımdır. Unutmayın; Maliye niyetinize değil, elinizdeki belgenin usulüne uygun olup olmadığına bakar.
YASAL UYARI
Bu rehber, yayımlandığı tarihteki güncel VUK ve TTK mevzuatları çerçevesinde genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. E-fatura ve e-arşiv süreçleri teknik ve hukuki detaylar barındırdığından, yapacağınız işlemlerden önce mutlaka mali müşavirinizden veya yeminli mali müşavirinizden onay alınız. Hatalı işlemlerden kaynaklanabilecek cezai müeyyidelerden Kobitime sorumlu tutulamaz.
