E-fatura (elektronik fatura), işletmelerin kağıt fatura yerine elektronik ortamda düzenledikleri ve sakladıkları fatura sistemidir. Türkiye’de Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlara uygun olarak kullanılır ve hukuki geçerliliğe sahiptir. KOBİ’ler için dijital dönüşüm sürecinde e-fatura, ilk adım olarak öne çıkar.
E-fatura; kimlerin kullanması gerektiği, sağladığı avantajlar, nasıl kullanılacağı ve mükellefiyet şartlarıyla KOBİ’ler için büyük önem taşıyor. Türkiye’de Logo, Mikro, Paraşüt gibi yerel sağlayıcıların yanı sıra, Sovos gibi global çözümler de pazarda öne çıkıyor.
Dijitalleşme yolculuğunu daha kapsamlı görmek için KOBİ Dijital Dönüşüm Ürünleri rehberimize de göz atabilirsiniz.
E-Fatura Nedir?
E-fatura, standart fatura içeriklerinin (alıcı, satıcı, ürün, miktar, fiyat, KDV vs.) dijital formatta (genellikle XML) hazırlanması, iletilmesi ve saklanmasıdır. Kağıt fatura ile aynı yasal geçerliliğe sahiptir. Kağıt, baskı ve arşiv maliyetlerini ortadan kaldırır. Ayrıca süreçler otomatikleştirilmiş olur, insan hatası azalır.
Kimler E-Fatura Kullanmalı?
2015 ve sonrası dönemde e-fatura kullanımı bazı firmalar için zorunlu hale geldi. 2025 itibarıyla genel kriterler şunlardır:
- Yıllık brüt satış hasılatı belirli limiti aşan işletmeler e-fatura kullanımına geçmek zorundadır.
- E-ticaret platformlarında aktif satış yapan işletmeler, ciro sınırı aşıldığında e-fatura mükellefiyeti kazanabilir.
- QNB eSolutions gibi büyük e-dönüşüm servis sağlayıcıları ile çalışan firmalar da entegrasyon kolaylığı açısından e-fatura kullanmayı tercih ederler. QNB eFinans, artık QNB eSolutions adıyla yeniden markalanmış durumda ve e-fatura, e-arşiv, e-defter, e-irsaliye gibi ürünlerle entegre çözümler sunuyor.
- Ayrıca küresel çözümler sunan Sovos gibi şirketler de elektronik fatura uyumluluğu, vergi mevzuatı desteği, uluslararası entegrasyonlar sunuyor.
Küçük işletmeler limit altında kaldığında gönüllü olarak e-fatura sistemine geçebilirler. 2025 yılı için belirlenen yeni ciro limitlerini, geçiş tarihlerini ve ceza yememek için yapmanız gerekenleri E-Fatura Zorunluluğu rehberimizde detaylı inceleyebilirsiniz.
E-Fatura Kullanma Avantajları
- Maliyet Tasarrufu
Kağıt, baskı, posta ve elle işlemlerden kaynaklanan maliyetler ortadan kalkar. - Zaman Verimliliği
Fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme işlemleri saniyeler içinde tamamlanır. - Yasal Uyum & Denetim Kolaylığı
Faturalar elektronik ortamda arşivlendiği için denetim süreçleri kolaylaşır. - Hızlı Tahsilat & Ödeme İzleme
Elektronik iletim sayesinde fatura alıcısına hızla ulaşır ve ödemeler daha hızlı gerçekleşebilir. - Entegrasyon Kolaylığı
Muhasebe yazılımları, ERP sistemleri, e-ticaret altyapıları ile entegre çalışabilir. - Çevresel Etki
Kağıt kullanımını azaltarak çevresel sürdürülebilirliğe katkı sağlar.
E-Fatura Nasıl Kullanılır?
- Mali Mühür ya da e-İmza edin.
- GİB başvurusunu yapın.
- Portal ya da özel entegratör seçin.
- KOBİ’ler genellikle özel entegratör firmalarla çalışır.
- Fatura oluşturma ve iletim süreci başlar.
- Fatura XML formatında düzenlenir.
- Alıcıya elektronik olarak iletilir.
- Arşivleme
- E-faturalar en az 10 yıl dijital ortamda saklanmalıdır.
E-Fatura Sağlayıcıları / Özel Entegratörler
Türkiye’de e-fatura hizmeti sunan birçok firma ve entegratör vardır:
- QNB eSolutions (eski QNB eFinans) — e-fatura, e-arşiv, e-defter, doğrudan entegrasyon hizmeti sunar. qnbefinans.com+2QNB+2
- Sovos — global düzeyde elektronik fatura ve vergi uyumluluğu çözümleri. cloud.fitbulut.com+3Sovos+3Sovos+3
- Logo, Mikro Yazılım, Paraşüt, Zirve Yazılım, KolayBi gibi yerel firmalar da e-fatura çözümleri sunar (bu firmalar sektörde yaygın referanslardır).
- Bu sağlayıcılar genellikle abonelik modeliyle çalışır ve ek olarak e-defter, e-arşiv gibi modüller sunar.
E-Fatura Mükellefi Olma Şartları (Ne Kadar Fatura Kesince?)
2025 için kesin ciro limitleri resmi olarak yayımlansa da genel uygulamalar şöyledir:
- Genel ciro limiti: yaklaşık 3 milyon TL
- E-ticaret cirosu üzerinden: daha düşük eşikler uygulanabilir
- Özel sektörlerde (örneğin akaryakıt, maden) daha düşük sınırlar olabilir
Bu limitleri aşan işletmeler, sonraki yılın belirli tarihine kadar e-fatura sistemine geçmek zorundadır.
E-fatura, küçük ve orta ölçekli işletmelerin dijital dönüşüm yolculuğunda en kritik başlangıç adımıdır. Yasal zorunlulukları karşılamanın ötesinde, maliyet avantajı, hız, güvenilirlik ve çevresel fayda sağlar. QNB eFinans’ın QNB eSolutions’a dönüşümü gibi yenilikçi entegratörler ve Sovos gibi global sağlayıcılar ile sistemler daha güçlü hale geliyor. Bu sürece erken katılan KOBİ’ler hem bugüne hem geleceğe sağlam adımlarla ilerler.
E-fatura dışında KOBİ’lerin dijitalleşme sürecinde kullanabileceği diğer çözümleri öğrenmek için KOBİ Dijital Dönüşüm Ürünleri Rehberi yazımıza da göz atabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular (FAQ)
S: E-fatura ile e-arşiv aynı şey mi?
C: Hayır. E-fatura, sadece e-fatura mükellefleri arasında geçerli. E-arşiv, normal fatura alıcısına elektronik olarak düzenlenir.
S: E-faturaya gönüllü geçilebilir mi?
C: Evet. Limit altında olan işletmeler de e-fatura sistemine geçiş yapabilir.
S: E-fatura maliyeti nedir?
C: GİB portal ücretsizdir (temel işlevler). Özel entegratör hizmetleri için abonelik ücreti alınabilir.
S: E-faturalar nasıl saklanır?
C: Elektronik ortamda en az 10 yıl süreyle güvenli arşivde saklanır.
