Ticari hayatın doğasında sadece satış yapmak değil, süreçlerin tersine döndüğü iade durumlarını yönetmek de vardır. Ürün hasarlı olabilir, müşteri vazgeçebilir ya da siparişte hata yapılmış olabilir. Sebebi ne olursa olsun, mal veya hizmetin geri alınması sürecini resmileştiren belgeye iade faturası diyoruz.
Peki, bir işletme sahibi olarak iade sürecini muhasebe ve hukuk açısından sorunsuz nasıl yönetirsiniz? İade faturası e-Arşiv ve e-Fatura sistemlerinde nasıl kesilir? İşte tüm detaylarıyla iade faturası rehberi.
İade Faturası Nedir?
En yalın tanımıyla bu işlem; daha önce satışı yapılmış bir malın veya hizmetin, alıcı tarafından satıcıya geri verilmesi durumunda düzenlenen faturadır. Bu belge, yapılan satış işleminin kısmen veya tamamen iptal edildiğini maliye nezdinde ispatlar.
Ticari bir işlemde mal çıkışı olduğunda nasıl fatura kesmek zorunluysa, o mal geri geldiğinde de stok ve cari hesapların düzeltilmesi için iade faturası kesmek zorunludur.
Burada iki temel kavram karşımıza çıkar:
- Alıştan İade: İşletmenizin satın aldığı bir ürünü tedarikçiye geri gönderirken kestiği faturadır.
- Satıştan İade: Müşterinizin size geri gönderdiği ürün için size kestiği faturadır. (Eğer müşteri vergi mükellefi değilse, yani son tüketiciyse, süreç Gider Pusulası ile yürütülür).
İade Faturası Hangi Durumlarda Kesilir?
Bir faturanın iade olarak düzenlenebilmesi için ortada geçerli bir “geri verme” eylemi olmalıdır. Sıkça karşılaşılan durumlar şunlardır:
- Satın alınan ürünün hatalı, ayıplı veya bozuk çıkması.
- Faturadaki ticari bilgilerin (fiyat, miktar vb.) yanlış girilmesi sonucu düzeltme gereği.
- Müşterinin yasal cayma hakkını (örneğin e-ticarette 14 gün) kullanması.
- Ürünün kargoda hasar görmesi ve teslim alınmaması.
(Not: Henüz gerçekleşmemiş bir satış için teklif hazırlıyorsanız, bu belgeye iade faturası değil Proforma Fatura denir, karıştırılmamalıdır.)
Adım Adım: İade Faturası Nasıl Kesilir?
Fatura kesme süreci, kullandığınız fatura tipine (Kağıt/Matbu veya Dijital) göre değişiklik gösterir. Günümüzde KOBİ’lerin büyük çoğunluğu dijital sistemleri kullandığı için süreç oldukça basitleşmiştir.
1. e-Fatura ve e-Arşiv İade Faturası İşlemleri
Eğer e-Fatura mükellefiyseniz veya Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal sistemini kullanıyorsanız izlemeniz gereken yol şudur:
- Kullandığınız entegratör sisteme veya GİB Portal’a giriş yapın.
- “Fatura Oluştur” ekranına gelin.
- Fatura tipi (senaryosu) kısmından “İADE” seçeneğini işaretleyin. (Bu en kritik adımdır).
- İadeye konu olan asıl satış faturasının tarihini ve numarasını ilgili alana girin.
- İade edilen ürünleri, miktarı ve fiyatı girin.
- Onaylayıp gönderin.
2. Matbu (Kağıt) İade Faturası
Halen kağıt fatura kullanıyorsanız, standart fatura koçanını kullanabilirsiniz. Ancak faturanın görünür bir yerine (genellikle üst kısma) “İADE FATURASIDIR” ibaresini mutlaka yazmalısınız.
İade Faturasında Bulunması Zorunlu Bilgiler
İade faturasının maliye tarafından kabul görmesi ve karşı tarafça reddedilmemesi için şu bilgilerin eksiksiz olması gerekir:
- Orijinal Fatura Bilgileri: İade edilen malın ilk satıldığı faturanın tarihi ve seri numarası.
- Ürün Bilgileri: İade edilen ürünün cinsi, miktarı ve birim fiyatı.
- Tutar: Burası çok önemlidir; ürünün güncel fiyatı değil, satışın yapıldığı tarihteki fiyattan kesilmesi esas alınmalıdır.
- Vergi Oranları: Satış tarihindeki KDV oranı neyse, iade faturasında da o oran kullanılmalıdır.
Tevkifatlı İade Faturası Nasıl Kesilir?
İnşaat, tekstil veya temizlik gibi tevkifatlı fatura kesilen sektörlerdeyseniz durum biraz daha hassastır. Kural şudur: Mal veya hizmet satılırken hangi oranda tevkifat uygulandıysa, iade edilirken de aynı oran uygulanır.
İade faturasında tevkifatlı işlem bedeli üzerinden hesaplanan KDV’nin, tevkifata tabi tutulmayan kısmı için düzeltme yapılır. Muhasebe kaydında tutarsızlık olmaması için tevkifat kodunun doğru seçildiğinden emin olmalısınız.
İade Faturası Ne Zaman Kesilmelidir? Süreler ve Cezalar
Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’na göre süreler kritiktir.
- 7 Gün Kuralı: İade işlemi (malın teslimi) gerçekleştiği tarihten itibaren 7 gün içinde faturanın düzenlenmesi gerekir.
- Tüketici İadeleri (14 Gün): Tüketiciler ürünü teslim aldıktan sonra 14 gün içinde cayma hakkına sahiptir. Tüketici ürünü iade ettiği gün, işletme gerekli muhasebe belgesini düzenlemelidir.
Sıkça Sorulan Sorular
S: İade faturasında KDV olur mu?
C: Evet, satış faturasında KDV varsa iade faturasında da olmak zorundadır. KDV matrahı satış faturasıyla uyumlu olmalıdır.
S: Bireysel müşteri (vergi mükellefi olmayan) nasıl iade faturası keser?
C: Bireysel müşteriler fatura kesemez. Bu durumda işletme olarak siz, müşteriye imzalatmak suretiyle Gider Pusulası düzenleyerek ürünü geri alırsınız.
S: İade faturasına itiraz edilebilir mi?
C: Evet. Türk Ticaret Kanunu’na göre, adınıza kesilen bir iade faturasına içeriği doğru değilse 8 gün içinde itiraz etme hakkınız vardır.
Daha fazla içerik için KOBİ Sözlük sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
