Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?
İş dünyasında iletişim hızlandıkça, “söyledim mi, gönderdim mi, ulaştı mı?” soruları da daha kritik hale geliyor. Özellikle resmi yazışmalarda ve ticari süreçlerde, gönderilen bir iletinin gerçekten karşı tarafa ulaştığını ve sonradan inkâr edilemeyeceğini bilmek büyük önem taşıyor. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) nedir sorusunun cevabı da tam burada ortaya çıkıyor. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi, klasik e-posta altyapısını hukuki geçerlilik ve teknik güvenlikle birleştiren bir yapıdır ve bu sayede işletmeler için güvenli dijital iletişimin temel araçlarından biri haline gelir.
Basitçe söylemek gerekirse; KEP, gönderildiği, karşı tarafa ulaştığı ve içeriğinin sonradan değiştirilmediği ispatlanabilen, yasal olarak delil niteliği taşıyan bir elektronik posta hizmetidir. Gönderilen iletiler zaman damgası ile kayıt altına alınır; böylece hangi iletinin ne zaman gönderildiği ve alındığı tartışmaya yer bırakmayacak şekilde tespit edilir. Bu açıdan bakınca “KEP nedir?” sorusunun en kısa yanıtı; resmi yazışmalara elektronik ortamda ispat gücü kazandıran güvenli posta sistemi şeklinde verilebilir.
Özellikle şirketler, kamu kurumları ve profesyonel iş dünyası için KEP adresi, artık “olsa iyi olur” seviyesinden çıkıp, pek çok senaryoda “güvenli iş yapmanın temel araçlarından biri” haline gelmiş durumda.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? Sistem Nasıl Çalışır?
Kayıtlı Elektronik Posta; klasik e-posta sisteminin üzerine eklenen hukuki ve teknik katmanlarla güçlendirilmiş, resmi ve güvenli elektronik iletişim altyapısıdır. Sistemde:
- Gönderici ve alıcı kimlikleri doğrulanır,
- İletinin içeriği değiştirilemez şekilde korunur,
- Gönderim ve teslim zamanları güvenli biçimde kayıt altına alınır,
- Tüm bu bilgiler, gerektiğinde hukuki süreçlerde delil olarak kullanılabilir.
Türkiye’de KEP sistemi; Türk Ticaret Kanunu, Tebligat Kanunu, Elektronik İmza Kanunu ve Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik çerçevesinde düzenlenir. Sistemi denetleyen ve yetkilendiren kurum ise Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK)’dur. BTK’nın yayımladığı mevzuat ve rehberler, KEP’in hem teknik hem de hukuki altyapısının temelini oluşturur.
KEP’in Standart E-Postadan Farkı Nedir?
Günlük hayatta kullandığımız klasik e-posta sistemleri pratik ve hızlıdır; ancak söz konusu hukuki süreçler, ticari anlaşmazlıklar veya resmi bildirimler olduğunda ciddi boşluklar barındırırlar. Örneğin:
- Bir e-postanın gerçekten sizden gönderildiğini ispat etmek zordur,
- Gönderildiği anı belgelemek mümkün olsa da hukuken tartışmasız kabul edilen bir yapı yoktur,
- E-postanın alıcıya ulaşıp ulaşmadığı veya ne zaman okunduğu net değildir,
- İçeriğin değişmediğini veya sonradan müdahale edilmediğini ispat etmek zordur.
KEP ne işe yarar? Tam da bu noktalardaki boşluğu kapatır. KEP sistemi klasik e-postaya şu katma değerleri ekler:
- Gönderici gerçekten görünen kişi veya kurumdur; kimlik doğrulaması yapılır,
- İletinin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı ve hangi tarihte ulaştığı kayıt altına alınır,
- Alıcının iletileri okuma bilgisi delil niteliğinde saklanır,
- İçeriğin değişmediği garanti edilir; bu da hukuki süreçte ispat kolaylığı sağlar,
- Zaman bilgisi, tarafların cihaz ayarlarına değil, güvenilir zaman damgasına dayanır.
Bu nedenle KEP, özellikle ihtar, ihbar, fesih bildirimi, sözleşme iletimi, resmi başvuru, tebligat gibi kritik iletişimler için tercih edilen bir sistemdir. Kısacası, KEP adresi kullanmak, önemli yazışmalar söz konusu olduğunda riski en aza indirmeye yardımcı olur.
KEP’in Hukuki Altyapısı
Kayıtlı Elektronik Posta sistemi, bir teknoloji ürünü olduğu kadar, aynı zamanda hukuki temeli olan bir yapıdır. KEP’i ilgilendiren başlıca düzenlemeler şunlardır:
- 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu: Elektronik imza ve zaman damgası kavramlarını tanımlar, güvenli elektronik imzanın hukuki geçerliliğini düzenler.
- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK): Tacirler arasındaki bildirimlerin, ihbarların ve ihtarların güvenli elektronik imza ile KEP üzerinden yapılabileceğini ve bu iletilerin tebligat yerine geçebileceğini düzenler.
- 7201 sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği: Elektronik tebligatın hangi usullerle yapılacağını belirler ve KEP sistemini bu çerçevede konumlandırır.
- Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik: KEP sisteminin işleyişini, KEP hizmet sağlayıcılarının (KEPHS) yükümlülüklerini, güvenlik kriterlerini, arşivleme ve denetim süreçlerini detaylandırır.
Bu yapı sayesinde KEP; “teknik bir çözüm” olmanın ötesinde, mahkemelerde delil olarak kullanılabilen, resmi olarak tanınan bir iletişim sistemi haline gelmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) nedir sorusunu yanıtlamaya çalışırken, arkasındaki bu hukuki zemini dikkate almak önemlidir.
KEP Adresi Ne İşe Yarar? Kullanım Alanları Nelerdir?
KEP adresi, genel olarak resmi, ticari ve hukuki yazışmaların güvenli şekilde yapılması için kullanılır. Uygulamada çok geniş bir kullanım alanı vardır:
Resmi Yazışmalar
- Kamu kurumları arasındaki yazışmalar,
- Şirketlerin kamu kurumlarıyla yürüttüğü işlemler (ihale başvuruları, izin, lisans, beyanname vb.),
- Mahkemeler, icra daireleri ve diğer yetkili mercilerin bildirimleri.
Ticari ve Kurumsal Yazışmalar
- Şirketler arası sözleşmeler, bayilik ve distribütörlük anlaşmaları,
- Elektronik fatura, irsaliye, sipariş formu, teklif, sipariş onayı gibi belge gönderimleri,
- İhtar, ihbar, fesih bildirimleri gibi ticari ilişkilerde kritik öneme sahip beyanlar,
- Genel kurul toplantı çağrıları ve pay sahiplerine bildirimler.
Editörün Önerisi: Ticari güvenliğinizi artırmak için sadece KEP yetmez, fatura süreçlerinizi de denetlemelisiniz. Detaylar için Sahte Fatura Cezası ve Tespiti Rehberi‘ne göz atın.
İnsan Kaynakları ve İç İletişim
- İş sözleşmeleri, performans değerlendirmeleri, izin talepleri, disiplin süreçleri, fesih yazıları,
- Çalışanlara yönelik resmi bildirimler ve politika güncellemeleri.
Finansal ve Diğer Alanlar
- Bankacılık ve sigortacılık işlemleriyle ilgili sözleşme öncesi ve sonrası bilgilendirmeler,
- Online alışverişlerde önemli sözleşme ve şartların iletilmesi,
- Fikri mülkiyet haklarının korunması için proje, teklif ve dosya gönderimleri,
- KVKK kapsamındaki bildirimler, açık rıza yazıları, politika güncellemeleri.
Özetle KEP; işletmelerin “yarın tartışma konusu olabilecek her türlü yazılı iletişimi” güvenceye almasını sağlayan bir araçtır. Bir KOBİ açısından bakıldığında, KEP ne işe yarar sorusunun cevabı; zamandan, kağıttan ve tartışmadan tasarruf ettiren güvenli bir iletişim altyapısı sunmasıdır.
KEP Kimler İçin Zorunludur?
KEP kullanımı herkes için zorunlu değildir; ancak bazı tüzel kişiler açısından yasal yükümlülük haline gelmiştir. Mevzuata göre KEP adresi kullanması zorunlu olan başlıca gruplar:
- Anonim şirketler,
- Limited şirketler,
- Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler,
- Tebligat yapmaya yetkili merciler ve bazı kamu kurumları.
Bu gruplar için KEP, belirli işlemlerde tercih edilen bir yöntem değil, zorunlu bir iletişim kanalıdır.
Gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler için KEP kullanımı gönüllülük esasına dayanır; ancak pek çok KOBİ ve profesyonel, resmi yazışmaları koruma altına almak ve ileride yaşanabilecek uyuşmazlıklarda elini güçlendirmek için KEP adresi edinmeyi tercih eder.
KEP Adresi Nasıl ve Nereden Alınır?
“KEP adresi nasıl alınır?” sorusu, KEP’e geçmeyi planlayan işletmeler için doğal bir sonraki adımdır. KEP adresi almak sanıldığı kadar karmaşık bir süreç değildir. Adımlar kabaca şöyle özetlenebilir:
Yetkili KEP Hizmet Sağlayıcısı (KEPHS) Seçmek
Öncelikle BTK tarafından yetkilendirilmiş bir KEP hizmet sağlayıcısı seçmeniz gerekir. Bu sağlayıcılar; kendi web siteleri, şubeleri veya iş ortakları üzerinden başvuru kabul ederler. Güncel KEP hizmet sağlayıcıları listesine BTK sayfasından ulaşılabilir.
Hesap Türüne Karar Vermek
- Bireysel hesap mı açacaksınız,
- Yoksa şirket adına kurumsal bir hesap mı?
İşletmenin büyüklüğüne, yazışma hacmine ve ihtiyaçlarına göre uygun paket seçilebilir. Özellikle kurumsal yapılar için birden fazla KEP adresi tanımlanması tercih edilebilir.
Ön Başvuru Formunu Doldurmak
Çoğu hizmet sağlayıcı, web sitesi üzerinden ön başvuru formu sunar. Bu formda genellikle:
- T.C. kimlik numarası veya vergi numarası,
- İletişim bilgileri,
- Şirket unvanı ve MERSİS numarası (tüzel kişiler için) talep edilir.
Gerekli Belgeleri Hazırlamak
Gerçek kişiler için:
- Kimlik kartı, pasaport veya ehliyet,
- Hizmet sağlayıcının ön başvuru/başvuru formu.
Tüzel kişiler için genelde:
- MERSİS numarasını içeren güncel faaliyet belgesi veya ticaret sicil tasdiknamesi,
- Noter onaylı imza sirküleri,
- Şirket vergi levhası,
- Ticaret sicil gazetesi örneği,
- Şirket adına başvuruyu yapacak kişinin kimlik belgesi,
- Gerekliyse yetkilendirme yazısı.
Başvuruyu Tamamlamak ve Kimlik Doğrulama
Bazı sağlayıcılar süreci tamamen online yürütürken, bazıları şubeye gitmenizi isteyebilir. Kimlik doğrulama, e-imza veya mobil imza ile ya da yüz yüze yapılabilir.
Aktivasyon ve İlk Giriş
Belgeleriniz onaylandıktan sonra size bir KEP adresi tanımlanır (genellikle isim@sağlayıcı.kep.tr formatında). Aktivasyon sonrasında hizmet sağlayıcının paneli üzerinden hesabınıza giriş yaparak KEP kullanmaya başlayabilirsiniz. Böylece KEP adresi nasıl alınır sorusunun hem teorik hem pratik yanıtını tamamlamış olursunuz.
KEP Adresi Almak için E-İmza Zorunlu mu?
KEP sisteminde gönderici ve alıcı tarafları arasında e-imza yükümlülükleri farklıdır:
- Kural olarak, KEP üzerinden resmi iletileri gönderen tarafın güvenli elektronik imza sahibi olması beklenir.
- Ancak sadece alıcı konumunda kalmak isteyen gerçek kişiler için e-imza zorunluluğu yoktur; gelen KEP iletilerini okumak için e-imza şart olmayabilir.
Bununla birlikte, KEP hesabının tam kapasite ve mevzuata uygun şekilde kullanılabilmesi için, özellikle şirketler açısından e-imza edinmek pratikte neredeyse kaçınılmaz hale gelmiştir.
KEP Adresi Yönetimi ve Dijital Çözümler
KOBİ’ler için asıl kritik konu sadece KEP adresi almak değil, bu adresi kolay, düzenli ve güvenli şekilde yönetebilmektir. Özellikle birden fazla KEP hesabı olan şirketlerde süreçlerin dağınık ilerlemesi ciddi risk oluşturabilir.
Modern KEP yönetimi çözümleri sayesinde:
- Birden fazla KEP hesabı tek ekrandan yönetilebilir,
- Gelen iletiler ilgili birim ve kişilere otomatik olarak yönlendirilebilir,
- KEP platformu; ERP, CRM ve benzeri iş yazılımlarıyla entegre edilebilir,
- Kullanıcı bazlı yetkilendirme yapılarak her çalışanın sadece kendi sorumluluk alanına ait iletileri görmesi sağlanabilir,
- Gelen ve giden tüm KEP iletileri kategorilere ayrılarak sınıflandırılabilir,
- İletiler bulut tabanlı yapılarda güvenli şekilde arşivlenebilir,
- Yeni bir KEP iletisi geldiğinde SMS veya e-posta bildirimi ile ilgili sorumlular haberdar edilebilir.
Bu sayede KEP, sadece “adres aldık, dursun” seviyesinden çıkıp, iş süreçlerine entegre edilmiş aktif bir iş aracı haline gelir.
KEP Kullanırken Nelere Dikkat Edilmeli?
KEP kullanımı, doğrudan hukuki sonuçlar doğurabilecek bir süreç olduğu için bazı noktalara özellikle dikkat edilmelidir:
Resmiyetin Farkında Olun
KEP üzerinden yaptığınız yazışmalar, hukuki geçerliliğe sahip iletilerdir. Dolayısıyla içerik dilinin, kullanılan ifadelerin ve verilen taahhütlerin ciddiyeti önemlidir.
Adres Kontrolünü İhmal Etmeyin
Yanlış yazılmış bir KEP adresi, yanlış kişiye hukuken bağlayıcı bir bildirim gitmesi anlamına gelebilir. Gönderim öncesi adresi mutlaka kontrol etmek gerekir.
Güçlü Şifre ve Yetki Yönetimi Kullanın
- Kullanıcı adı ve şifre bilgileri hiçbir şekilde paylaşılmamalı,
- Güçlü parolalar belirlenmeli,
- Şirket içinde sadece ilgili birimlere kullanıcı hesabı tanımlanmalıdır.
Gelen Kutusunu Düzenli Takip Edin
KEP hesabınıza düşen bir iletiyi görmezden gelmek, hukuki açıdan “tebliğ edilmiş sayılma” sonuçlarını ortadan kaldırmaz. Bu yüzden gelen kutusunun düzenli kontrolü kritik önemdedir.
Zorunlulukları Önceden Takip Edin
Bazı kamu kurumları, şirketlerle sadece KEP üzerinden yazışmayı tercih eder. İleride sürecin aksamaması için, yasal zorunluluk gelmesini beklemeden KEP adresi edinmek çoğu zaman daha sağlıklıdır.
KEP ile İlgili Sık Sorulan Bazı Sorular
Birden fazla KEP adresim olabilir mi?
Evet. Hem gerçek kişiler hem de tüzel kişiler birden fazla KEP hesabı açabilir. Özellikle büyük ölçekli şirketlerde departman bazlı KEP adresleri kullanmak yaygın bir uygulamadır.
KEP adresimi başkasına devredebilir miyim?
Hayır. KEP adresi kişiye veya tüzel kişiliğe özel olarak tahsis edilir ve devredilemez. Hesap kapatılsa bile aynı adres başkasına verilmez; sadece sahibi talep ederse tekrar açılabilir.
KEP verileri ne kadar süre saklanır?
Mevzuata göre KEP iletileri belirli sürelerle saklanmak zorundadır. Bunun ötesinde şirketler, kendi iç politika ve risk yönetimi çerçevesinde arşivleme sürelerini daha uzun tutabilir.
KEP adresi ücretli midir?
KEP hizmeti, seçilen hizmet sağlayıcıya, paket kapsamına ve arşivleme alanına göre yıllık abonelik ve iletim ücretleriyle sunulur. Güncel tarifeler; hizmet sağlayıcıların web sitelerinde yayımlanır ve zaman içinde değişiklik gösterebilir.
Sonuç: KEP, KOBİ’ler ve B2B İş Dünyası İçin Neden Önemli?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemi; özellikle KOBİ’lerin ve B2B odaklı işletmelerin resmi, ticari ve hukuki iletişimlerini güvence altına alan güçlü bir araçtır. Bir yandan kağıt, kargo ve zaman maliyetlerini azaltırken, diğer yandan olası anlaşmazlıklarda şirketlerin elini güçlendirir.
- İhtar gönderirken,
- Sözleşme feshederken,
- Kamu kurumlarıyla yazışırken,
- Müşteri veya tedarikçiyle kritik bir bilgilendirme yaparken,
“Bu ileti gerçekten gitti mi, okundu mu, yarın sorun çıkarsa ispat edebilir miyim?” sorularına net bir yanıt vermek istiyorsanız, bir KEP adresi edinmek ve bu sistemi iş süreçlerinize entegre etmek önemli bir adımdır.
KOBİ’ler için dijitalleşme yalnızca web sitesi açmak ya da e-fatura kullanmakla sınırlı değil. Güvenli ve yasal zemine oturmuş iletişim de bu yolculuğun ayrılmaz bir parçası. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) nedir sorusunun cevabı da tam burada anlam kazanıyor: İşinizi ve itibarınızı koruyan sessiz ama güçlü bir altyapı sunuyor. Şirketiniz için en uygun KEP çözümünü arıyorsanız, BTK yetkili sağlayıcılarını karşılaştırmayı unutmayın.
Daha fazla içerik için KOBİ Sözlük sayfamızı ziyaret edebilirsiniz.
